Scenografia eventowa – elementarz współpracy z dostawcą

Przepis na udany event
08/05/2017
Realizacja cateringowa, szczególnie podczas dużych wydarzeń, to praca na żywym organizmie. Rozmowa z Michałem Kozakiem, Dyrektorem Generalnym Mazurkas Catering 360° oraz MCC Mazurkas Conference Centre & Hotel****.
29/05/2017

Scenografia eventowa – elementarz współpracy z dostawcą

 Renata Razmuk, http://www.pracowniakreativa.com.pl/

 

W całym wachlarzu usług marketingowych branża eventowa wyróżnia się z pewnością wysokim stopniem ryzyka. Jej specyfika polega na bezpośrednim oddziaływaniu na emocje, budowaniu wizerunku, kreowaniu relacji prowadzących pośrednio do sprzedaży. W odróżnieniu od branży reklamowej, odpowiedzialność za te działania jest wzmożona gdyż efekt jest praktycznie natychmiastowy, a wywołać wrażenie możemy w zasadzie tylko raz. I najlepiej aby było dobre. Ryzyko polega na tym, iż to „dobre wrażenie” zależy od wielu czynników, które tworzą event. Jednym z tych czynników są podwykonawcy.

Opowiem dziś Wam w jaki sposób zminimalizować ryzyko w obrębie mojego obecnego pola działania czyli w obszarze usług scenograficznych.

Piszemy brief

Wszystko zawsze zaczyna się od briefu, bo przecież na czymś musimy się opierać. Wcale nie jest tak łatwo go napisać… po raz pierwszy. Kolejne „razy” są już znacznie prostsze. Co powinien zawierać?

  1. szczegółowe założenia wydarzenia – miejsce, data, ilość osób, koncepcja wydarzenia
  2. cel wydarzenia czyli czy jest to konferencja, launch produktu, ekspozycja, impreza zamknięta czy otwarta – każde z wydarzeń ma inny charakter więc i dobór rozwiązań scenograficznych tworzących klimat i atmosferę
  3. opis założeń technicznych dotyczących miejsca realizacji projektu od strony scenograficznej oraz technicznej – szczegółowy opis lokalizacji, możliwości dostępu do obiektu, wejścia techniczne, windy, wielkości otworów drzwiowych, ciągi komunikacyjne itp.
  4. jeżeli wydarzenie ma miejsce w innej miejscowości – kto ponosi koszty np. noclegów i wyżywienia ekip technicznych
  5. zakładany czas na montaże i demontaże (ile czasu jest na montaż, od której godziny można się montować, a kiedy demontować)
  6. zakładany budżet na realizację scenografii – to bardzo pomaga przy projektowaniu scenografii i doborze odpowiednich technologii i rodzajów materiałów. Wiadomo czy trzeba zastosować low cost czy też inne rozwiązania. Skraca to również czas przygotowywania oferty i ewentualne rozczarowania zlecającego (zdarza się bowiem, ze zlecający przysyła zapytanie o elementy scenografii i opisuje, że chce coś wyjątkowego, a w rzeczywistości budżet pozwala na zastosowanie prostych, sprawdzonych ale tanich rozwiązań).

Przed zleceniem

Szukamy firmy scenograficznej. Czy już na etapie „rozpoznania” są jakieś punkty na które możemy zwrócić uwagę? Oczywiście! Przede wszystkim rozmowa, rozmowa, rozmowa. Wiem, że w erze przyśpieszonego trybu dnia, wydawać się to może zbędne, ale osobiście jestem zdania, że dobra komunikacja na początku może wiele spraw ułatwić.

Nie bazujmy na samym briefie czy zapytaniu ofertowym, bądźmy jak najbardziej szczegółowi. Jeśli firma jest poważna, pytań zada bez liku. O czym?  O projekcie, miejscu realizacji, koncepcji i celu imprezy, o proponowanych rozwiązaniach technologicznych, o harmonogramie montażu i demontażu, o wysokości zaliczek, sposobach i terminach rozliczenia realizacji. Od razu firma wyznaczy Wam koordynatora, nawet już na tym wstępnym etapie.

Dostajemy ofertę

Dobra oferta, to oferta bez ukrytych kosztów. Bądźmy dorośli i rozmawiajmy o pieniądzach uczciwie. Wiadomo, że każdy chce zarobić. Pamiętajmy także, że dobre materiały kosztują, dobra praca ma też swoją cenę. Jeśli scenografia ma się nie rozlecieć przed końcem eventu, to powinna być solidna.

Oferta powinna zawierać:

  • koszty produkcyjne czyli realizację elementów scenografii zgodnie z przesłanym projektem lub zapytaniem ofertowym (szczegółowo lub kompleksowo w zależności od projektu);
  • specyfikację użytych materiałów do poszczególnych elementów (np. czy pokrycie sceny wykładziną welur czy hips, czy mebel w okleinie czy lakierowany itp) – to ma bardzo istotny wpływ na cenę oraz daje możliwość porównania ofert jeśli zapytania są kierowane do różnych firm scenograficznych;
  • opcje dodatkowe czyli inne rozwiązania technologiczne proponowane przez wykonawcę, mogą być one także ujęte pod kątem zróżnicowania cenowego
  • koszty transportów, koszty obsługi montażowej i demontażowej w tym noclegi i wyżywienie ekip, jeśli realizacja jest w innym mieście i wymaga pozostania ekip technicznych na miejscu
  • informacje na temat sposobu i terminów rozliczenia

Realizacja

To jest ten moment, który nam powie, że dobrze wybraliśmy. Prawdziwy chrzest bojowy naszej współpracy. Jeśli dobrze pójdzie, to jest szansa, że romans przerodzi się w związek. I są dwa wyjścia – albo będzie dobrze, albo źle.

Dobrze, to wtedy, gdy plan jest realizowany zgodnie z harmonogramem i zgodnie z wyceną, gdy scenografia zachwyci tak, jak na wizualizacji, gdy o drobnych potknięciach dowiemy się po długim czasie, a jeśli dowiemy się za szybko, to rozwiązanie zostanie od razu zastosowane.

W takim razie co może nas zaskoczyć w trakcie realizacji, jeśli nie domówiliśmy tego wcześniej z dostawcą?

  • niezgodność techniczna scenografii wynikająca z braku wiedzy na temat charakterystyki miejsca realizacji i montażu – np. wielkość pomieszczeń, wielkość otworów wejściowych (zdarza się, że wyprodukowane elementy scenografii nie „wchodzą” do pomieszczeń, gdzie będzie realizowany montaż i trzeba szukać na miejscu rozwiązań, które zabierają czas i burzą wcześniej zaplanowany harmonogram montażu), brak lub niewystarczająca wielkość wind technicznych lub zbyt małe i wąskie ciągi komunikacyjne (klatki, schody) do wniesienia elementów. Pamiętajmy, iż zbyt pobieżne opisanie miejsca na montaż może spowodować dodatkowe koszty związane z koniecznością „szycia” dodatkowych rozwiązań technicznych oraz wydłuża czas realizacji i prowokuje opóźnienia w montażu i niepotrzebny stres.
  • pobieżny harmonogram realizacji lub w ogóle brak szczegółowego harmonogramu montażu, uwzględniającego wszystkich dostawców usług, może spowodować znaczne opóźnienia w montażu i przestoje.
  • dodatkowe koszty związane z obsługą montażu – noclegi, wyżywienie ekip montażowych jeżeli realizacja jest poza miejscem działalności firmy scenograficznej, koszt obsługi technicznej na evencie

 Mroczna strona

Tak jak w każdej branży, również w scenografii zdarzają się nieuczciwe praktyki. Nie unikniemy takiego ryzyka, ale trzeba być naprawdę wyczulonym i nie bazować na samym zaufaniu, szczególnie przy pierwszej realizacji. Owszem na swój sposób zabezpieczeniem są umowy, ale to raczej na zasadzie „pocieszenia”, bo skutki fuck up’ów podczas eventu dotykają organizatora od razu i czasem doprowadzają do zerwania współpracy lub brakiem kolejnych zleceń. Oczywiście zdarzają się potknięcia, które nie zależą bezpośrednio od wykonawcy, są złośliwością rzeczy martwych, ale wtedy dobry partner ma na nie swój plan A i B. Moim zdaniem najważniejsze jest, aby projekty były realizowane we współpracy. Agencja lub klient, który angażuje się w realizację projektu również od strony technicznej, dostarcza maksymalnie dużo informacji, współdziała przy realizacji, a nie jest tylko zlecającym, minimalizuje opisane niejednokrotnie ryzyko.

Jakie zdarzają się nieuczciwe praktyki, które możemy rozpoznać na wstępnych etapach?

  • zaniżone oferty aby wygrać zapytanie. Po przystąpieniu do realizacji okazuje się, że pewne elementy muszą zaistnieć, aby wszystko było OK i trzeba za nie dodatkowo zapłacić;
  • Inne (zazwyczaj tańsze) niż zakładane w projekcie i wycenie rozwiązania techniczne i technologiczne wykorzystane przy realizacji projektu;
  • ekstremalne sytuacje jak pozostawienie klienta w trakcie realizacji, montażu z niedokończoną pracą – takie działanie często ma na celu wymuszenie dodatkowych opłat za różne, wcześniej nie uzgodnione, a celowo pominięte w wycenie elementy – trochę jak forma szantażu.

Złe praktyki zdarzają się także po stronie zleceniodawcy i najczęściej dotyczą spraw finansowych – czyli następuje brak płatności wymaganych zaliczek lub przeciąganie terminów płatności za wykonaną pracę.

Możliwości ratunku w trakcie realizacji nie ma wiele – brakuje instytucji „pogotowia ratunkowego”, dlatego też musimy naprawdę wszystko przypilnować przed realizacją. Jeżeli zlecona praca nie została wykonana zgodnie z ofertą i ustaleniami pozostaje jedynie wyciągnięcie konsekwencji finansowych od nierzetelnego dostawcy. Myślę, że w takich przypadkach potrzebna jest też dokładna analiza tego, co było ustalone, bo oczekiwania mogą się różnić od uzgodnionych, faktycznych ustaleń i zamówienia. To działa w dwie strony.

Zatem, wszystkie działania, które mają na celu osiągnięcie wspólnego sukcesu (bo dobry event to sukces wszystkich, którzy się do niego przyczynili) będą miały sens jeżeli z każdej strony będzie świadomość współpracy i komunikacji. A na koniec dobrze wykonanej roboty warto uścisnąć sobie dłonie i po prostu podziękować.

O autorce:

Absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej w Warszawie. Przez 19 lat pracowała w Renault Polska gdzie swoją przygodę z branżą eventową rozpoczęła w 2007 roku na stanowisku attaché ds. komunikacji wewnętrznej i organizacji imprez – odpowiedzialna za wprowadzenie i koordynację polityki komunikacji wewnętrznej oraz organizację wydarzeń: spotkań, konferencji, konwencji produktowych, integracji, pikników, programów incentive travel, targów itp. W 2010 otrzymała nagrodę koncernu za najlepszy projekt komunikacji wewnętrznej  Communication Function Awards „Eco2gether”. Pomysłodawca i organizator Wolontariatu Pracowniczego. W kolejnych latach zajmowała stanowisko product managera segmentu M2S oraz samochodów elektrycznych terytorium EAST a następnie Key Account Managera w Dyrekcji Sprzedaży Zbiorowej i Specjalnej.

Wieloletnie doświadczenie zawodowe dało jej szansę szerokiego poznania aspektów związanych z planowaniem i realizacją procesów projektowych, strategią marketingową i rozwojem biznesu. Przygoda z korporacją pozwoliła na zdobycie umiejętności w koordynacji zespołów niezależnie funkcjonujących pracowników, zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi oraz wprowadzenie szeroko pojętej strategii komunikacji wewnętrznej na poziomie pracowników koncernu w Polsce oraz sieci dystrybucyjnej.

Od 2016 roku realizuje się prowadząc Agencję Social Connect Group gdzie jako Marketing & Business Development Director wspiera rozwój strategii biznesowych, marketingowych i komunikacyjnych swoich klientów – Pracownia Kreativa oraz w ramach agencji prowadzi dział SC Event Design zajmujący się szeroko pojętym dekorem eventowym, który jest doskonałym uzupełnieniem scenografii . Rozwija również usługę MICE Concierge dedykowaną zarówno dla klientów finalnych jak i agencji eventowych służąc wsparciem przy realizacji projektów.

Jest pomysłodawcą i administratorem prężnie funkcjonującej grupy na FB dla praktyków i uczestników branży MICE „Polecam, nie polecam – platforma dla eventowców i nie tylko”.  Jednocześnie realizuje się organizując i biorąc udział w różnorodnych akcjach wolontariackich i charytatywnych.  Od lat wspiera bezdomnych z warszawskiego dworca organizując odzież, obuwie i ciepłe okrycia. Stale również pomaga ubogim rodzinom ze Śląska dostarczając niezbędnych, codziennych rzeczy oraz Domom Dziecka i Domom Samotnej Matki w województwie mazowieckim. Każda kolejna akcja charytatywna jest dla niej ciekawym wyzwaniem i dowodem na to, że warto pomagać.

Osobowość Roku Mice Poland 2011.

Przewodnicząca Jury pierwszej edycji konkursu MP Power Award 2012, w latach ubiegłych i obecnie członek Jury. Członek Rady Etyki przy SBE. Członek Jury konkursu Top Event przy Forum Branży Eventowej FBE, Członek Niezależny Stowarzyszenia Branży Eventowej SBE oraz Czonek Rady Programowej konferencji Event Biznes 2017. Uczestnik i prelegent wielu spotkań, konferencji i debat branżowych.