Diagram Gantta – komplikowaniu rzeczy prostych mówimy stanowcze nie.

Scenariusz eventowy czyli diabeł tkwi w szczegółach
18/08/2017
O tym jak taniej w efekcie może kosztować więcej czasu zdrowia i pieniędzy
18/10/2017

Diagram Gantta – komplikowaniu rzeczy prostych mówimy stanowcze nie.

Zarządzanie eventem w dużej mierze jest po prostu zarządzaniem projektem o bardzo nieelastycznych ramach czasowych. Dlatego wiele z obszernej dziś wiedzy na temat zarządzania projektami można zastosować właśnie przy realizacji eventów. Sprawdziliśmy najpopularniejsze informacje na temat zarządzania projektami i oto w Wikipedii czytamy na przykład:
(…) Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu. (…) https://pl.wikipedia.org/wiki/Zarz%C4%85dzanie_projektami
Po przeczytaniu kilku pierwszych zdań powstało w naszych głowach pytanie, kto chciałby w takim razie wiedzieć jak ująć ten temat w sposób skomplikowany? Konia z rzędem mądralom, które ogarną zarządzanie projektami zaczynając od tych „najprostszych” definicji, a kończąc na, jak możemy się jedynie domyślić, bardziej skomplikowanych, dostępnych niewielu wtajemniczonym. 😉
I zupełnie na poważnie – komplikowaniu rzeczy prostych mówimy stanowcze nie. Czy w związku z tym nadal polegać jedynie na naszej oczywiście niezawodnej intuicji i wrodzonym talencie organizacyjnym? Niekoniecznie. Mimo wszystko warto skorzystać z wiedzy teoretycznej i sprawdzonych narzędzi. Jednym z nich, chyba najpraktyczniejszym, jest tak zwany diagram Gantta. Wykres brzmiący i wyglądający groźnie, stworzony z myślą o zarządzaniu produkcją i stanowiący ważne narzędzie w logistyce. Tak, tak, nauki ścisłe… Jednocześnie jednak bardzo przydatny w zarządzaniu projektami i …. eventami.
Wbrew pozorom jest to wykres bardzo prosty do przygotowania i jeszcze łatwiejszy w użyciu, który pokaże nam, gdzie w naszej realizacji pojawiają się wąskie gardła, pomoże szybko i sprawnie wszystko zaplanować oraz ściągnąć i zabudżetować zawczasu dodatkowe wsparcie. Na wykresie jak w szklanej kuli zobaczymy, w których momentach realizacji projektu zabraknie nam rąk do pracy.
Wykres Gantta składa się  z dwóch osi. Poziomej i pionowej. Jedna z nich, zazwyczaj pozioma służy do oznaczania czasu. Sposób jego oznaczania jest całkowicie dowolny i zależy od naszych potrzeb. Mogą to być dni, godziny, minuty, miesiące, konkretne daty graniczne, etc. Druga, ta pionowa, służy do oznaczania zadań, które mamy do wykonania. A więc pionowo lista zadań, poziomo czas, w którym będą realizowane. Poszczególne zadania nanosimy na wykres, najlepiej przygotowany w excell’u. Jak to zrobić i na co zwrócić uwagę? W internecie można znaleźć wiele szczegółowo opisanych instrukcji. Na początek proponujemy ten filmik: https://youtu.be/7qSPc5H7q0E. Oglądamy go od 2:50 min. Warto poświęcić 17 minut na obejrzenie tej prezentacji, by potem przespać niejedną noc. 😊
Dopiero na podstawie wypełnionego wykresu Gantta tworzymy jeden lub kilka opisowych dokumentów (w zależności od skali projektu, tego dla kogo jest realizowany i jakie są wewnętrzne procedury w Waszym zespole), w których zaznaczone są wszystkie daty, godziny i informacje realizacyjne. Napisanie książki produkcyjnej, scenariusza czy planu operacyjnego będzie dużo prostsze.

 

Chcę otrzymywać newsletter Forum Branży Eventowej

Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w ww. formularzu, przez Evential spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (ul. Mokotowska1, 00-640), w celu otrzymywania newslettera, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Ponadto, oświadczam, iż wiadome mi jest, że udostępnienie danych osobowych jest dobrowolne, oraz że mam prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz do ich poprawiania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania moich danych oraz złożenia żądania zaprzestania przetwarzania moich danych osobowych. Wyrażam zgodę na przesyłanie przez Evential Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie informacji (w tym informacji handlowych) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W każdej chwili mogę odwołać udzieloną wcześniej zgodę.

FreshMail.pl