Uwieczniamy event!
02/10/2018
Magia eventu
29/10/2018

Event to ludzie

Świat eventów to w dużej mierze praca z ludźmi. Na poziomie organizacji to współpraca, zarządzanie ludźmi, niekiedy także uspokajanie i pomaganie innym. Z jednej strony, jest to ogromny plus tej pracy, z drugiej, nieustanne wyzwanie, z jakim trzeba się mierzyć. Głęboki oddech, uśmiech i szybka reakcja – to dzięki nim jesteś w stanie zapanować nad tym wszystkim ;).

 # ludzie są przeróżni

Przyszykuj się na bardzo różnych klientów i gości eventu. To, co dla jednego człowieka nie będzie problemem, dla innego będzie powodem do awantury. Jak mówi stare porzekadło: “Jeszcze się taki nie urodził, co by każdemu dogodził”. Przygotuj się więc na to, że zapewne pojawią się osoby, które wyrażą swoje niezadowolenie, kiedy Ty powinieneś zachować stoicki spokój i pozostać profesjonalny.

Pocieszające jest jednak to, że mimo wszystko, takich ludzi jest mniej niż tych bezkonfliktowych ;).

 # ludzie nie czytają maili

Do tego chyba należy przywyknąć – możesz wszystkich uczestnikom i klientom wysłać z wyprzedzeniem wszystkie niezbędne informacje na temat eventu, lecz i tak część z nich nigdy tego nie przeczyta i będzie wydzwaniać lub pytać na ostatnią chwilę, tuż przed wydarzeniem. Trzeba to zwyczajnie wkalkulować w imprezę i przyszykować się na takie sytuacje, bo ludzie, jak to ludzie, z natury są leniwi…;)

 # 20 osób to nie wszyscy

Zdarzają się pytania, które powracają jak boomerang. Dajmy na to, pytanie od dostawców o parking lub dodatkową zabudowę na ostatnią chwilę. Kiedy dzwoni do Ciebie piąta czy siódma osoba z tą samą kwestią, zaczynasz mieć wrażenie, że wszyscy mają z tym problem. Pamiętaj jednak, że przy dużych eventach, kiedy np. szykujesz imprezę na tysiąc osób, nawet 20 z nich, które zapytają o tę samą rzecz, to kropla w morzu – w dużych grupach zawsze znajdzie się garstka pytających. Trzeba uzbroić się w cierpliwość i dobrze naładowany telefon!

# współpraca i koordynacja

Oprócz klientów są jeszcze technicy, dzięki którym event nabiera realnych kształtów. Sam nie postawisz przecież całej zabudowy, sceny ani nagłośnienia ;). Są to ludzie, którzy znają się na swojej pracy, ale dobrze jest trzymać rękę na pulsie – tak, by wszystko, co zostało zawarte w umowie z nimi, było realnie wykonane. Unikniesz dzięki temu dodatkowych sytuacji stresowych, kiedy np. miałoby się okazać w ostatniej chwili, że brakuje mównicy na scenie lub któryś z klientów nie dostał prądu, który zamówił. Ważne, by dokładnie wiedzieć, na co jesteś z nimi umówiony i czego możesz oczekiwać i wymagać.

 # kryzysy

Zdarzają się sytuacje kryzysowe, np. klient nie potrafi się dogadać z technikiem, co go bardzo denerwuje, atmosfera robi się gęsta. W takich sytuacjach, trzeba działać szybko i zdecydowanie – w końcu zależy Ci na tym, by chciał on wziąć udział w kolejnej odsłonie imprezy…

Po załatwieniu sprawy, dobrze jest się upewnić z klientem, czy wszystko zostało zrobione tak, jak chciał, abyś miał pewność, że kryzys zażegnany. Klient natomiast będzie miał poczucie, że jest zaopiekowany.

# prelegent też człowiek

Obok klientów, trzeba się też zadbać o gwiazdy wieczoru – prelegentów. Zapewne część z nich to profesjonaliści, którzy niejeden event widzieli, lecz być może zdarzą się osoby, dla których będzie to pierwszy raz. Na pewno docenią gest wsparcia z Twojej strony i poświęcenia im chwili na rozmowę.

Pamiętaj też, że potwierdzenie z prelegentami różnych rzeczy przed wydarzeniem, w przypadku części z nich, nie zostanie dotrzymane. Tutaj pozostaje Ci tylko puszowanie ich telefonami z przypomnieniami, ale i tak załóż margines 1 – 2 osób, które np. podeślą swoje prezentacje na ostatnią chwilę.

# uśmiech i naprzód

W natłoku zadań i niekończącej się listy rzeczy do sprawdzenia i ogarnięcia, nie zapomnij o uśmiechu :). Ludzie lepiej oceniają osoby uśmiechnięte, co pomoże Ci przełamać lody i z pewnością poprawi jakość współpracy ze wszystkimi obecnymi na evencie.

Oczywiście, większości ludzi, którzy przewinęli się przez event, już nigdy nie spotkasz, ale miłe podejście organizatora na pewno zostanie zauważone i zapamiętane, a dla Ciebie jest to niewielki wysiłek ;).

 Praca z ludźmi z pewnością należy do jednej z najtrudniejszych, bo nieprzewidziane sytuacje zdarzają się zawsze, niezależnie od tego, jak bardzo będziesz się starał im zapobiegać. Nie da się ukryć, że jest to, mimo wszystko, pewien urok pracy event managera, który niczym ninja, musi być przygotowany na każdą sytuację :).

Niepoprawna Optymistka