Bądź coraz lepszym event managerem!
07/01/2019
Generalnie rozwiązań jest bardzo dużo, ale wszystko zależy od koncepcji klienta.
17/01/2019

Ludzie chcą kupić doświadczenie

 

O tym, jak ogromną rolę odgrywa szczegółowy brief oraz informacja o potrzebach i oczekiwaniach klienta, aby zbudować wspaniałe wydarzenie, które zapadnie słuchaczom w pamięci –  rozmowa z Gregiem Albrechtem, doradcą, mówcą, a także inwestorem.

 

Niepoprawna optymistka: Wystąpienie prelegenta jest centralnym, bardzo często najważniejszym elementem eventu. Jak z Twojej perspektywy jako mówcy, event manager może pomóc prelegentowi technicznie, organizacyjnie?

 

Greg Albrecht: Cały proces, w którym event manager odgrywa bardzo dużą rolę, zaczyna się już na etapie proponowania klientowi osoby na dane wydarzenie. I to, co z mojego doświadczenia odróżnia projekty, w których są fajne efekty, od takich, w których są średnie, zależy od tego ile uwagi znajdzie event manager na etapie ofertowania i przygotowywania pomysłu dla klienta, by się z klientem faktycznie skomunikować i dopasować odpowiedniego mówcę czy prelegenta na dane wydarzenie. I jak widzę jak wpadają zapytania do mnie, są to czasem tak ogólne ramy, że łatwo jest przestrzelić.

 

Powiedziałbym, że pierwsza rzecz to postarać się znaleźć jak najwięcej czasu przed wydarzeniem, żeby poszukać bardziej niekonwencjonalnych, bardziej sprecyzowanych typów osób. Następnie zaangażować w proces osobę, która miałaby występować, żeby to było bardziej zindywidualizowane, dopasowane, a nie takie z półki.

 

NO: Czyli też zadać sobie pytanie jaki efekt chcemy uzyskać?

 

GA: Dokładnie. Myślę, że to pomaga wybrać właściwą osobę. Jeśli ta osoba – mówca – znajdzie czas, żeby współpracować [z agencją i klientem] przed wydarzeniem i od początku jest zaangażowanie ze wszystkich stron, to i efekt jest lepszy. Czasem jest tak, że dostaję smsa czy maila “15 marca. Piła. Firma farmaceutyczna.”

 

NO: I to wszystko?

 

GA: Tak, to zazwyczaj tak wygląda. Ja w ogóle nie wiem o czym to jest, to może ma na celu oszczędność mojego czasu, ale czy to będzie dopasowane? Nie wiem.

W kontekście planowania wszystkiego przed eventem, jest tak jak powiedział Lincoln: “Daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a spędzę pierwsze cztery na ostrzeniu siekiery.” (Ang.: „Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.”)

 

To jest dokładnie to, co mam na myśli a propos przygotowania – jeżeli tego się nie zrobi, to potem rezultat jest taki, że przyjeżdżasz i nie ma takiej energii czy chemii, bo nie końca wiemy co ci ludzie robią, jak zaadresować problem do ich potrzeb…

 

NO: …oraz jakie są ich oczekiwania…

 

GA: Dokładnie. Jaki ma być efekt, jaki jest kontekst? To jest też bardzo ważne. Co jest przed, a co po wystąpieniu w agendzie? Czasem jest tak, że speeche są wprowadzane w złym momencie, bo ludzie są zmęczeni. Trudno wtedy złapać ich energię. Jeśli to ma być np. jakaś rozrywka typu kabaret, to może fajnie, ale jeśli to ma być jakaś wiedza, to słabo to wychodzi. Czyli jest też bardzo istotne kiedy w agendzie jest to przemówienie.

 

NO: A czy mógłbyś podać przykład dobrze zbriefowanego projektu, w którym brałeś udział?

 

GA: Ostatnio przygotowywaliśmy bardzo fajny projekt i mieliśmy debrifing – 3 mówców i zarząd. Przeszliśmy sobie dokładnie przez agendę –  o czym kto chce powiedzieć, dzięki czemu mogliśmy zsynchronizować wystąpienia, żeby nie powielać, tego co ktoś powiedział, a także, aby występowały nawiązania między prelekcjami. To się prawie nigdy nie zdarza. Zazwyczaj jest tak: przyjedź wtedy i zrób coś.

 

NO: Czyli wracamy do komunikowania swoich oczekiwań i potrzeb.

 

GA: Widziałem taką sytuację – robiliśmy z jedną firmą road show. W międzyczasie prelegent, z którym współpracowałem zyskał na popularności i zmienił trochę swoje zasady. Mianowicie uznał, że nie będzie już zostawał z ludźmi po evencie i z nimi rozmawiał. Niestety nie dopracowali tego z klientem. Klient przyjął to za pewnik, agencja eventowa tego nie zsynchronizowała i niestety, była ogromna frustracja i bardzo nieprzyjemna sytuacja. Takie niuanse, jak jaka jest rola tego prelegenta też są istotne.

 

Co ważne, z mojego doświadczenia, często te kuluarowe rozmowy są ważniejsze niż samo wystąpienie i mają dużą wartość. Niestety nadal tak jest, że ludzie w polskiej kulturze boją się zadawać pytania na forum.

 

NO: A powiedz proszę, co jest ważne dla prelegenta już trakcie trwania wydarzenia?

 

GA: Jest taki trick, który bardzo pomaga klientowi i słuchaczom, mianowicie zbudowanie aury gwiazdy, niezależnie od tego, kto występuje. Czyli odpowiednie zapowiedzenie kogoś, zbudowanie wrażenia tego, jaki to będzie niesamowity gość, do tego odpowiednio oświetlona scena. To naprawdę podświadomie buduje w słuchaczach takie wrażenie, że jest to ktoś ważny i poziom autorytetu tego mówcy rośnie ze względu na kontekst, w jakim występuje. Kiedy ktoś występuje w sali hotelowej, gdzie wszyscy wchodzą z ciastkiem, herbatą i drinkami, jest inny vibe i trzeba być wtedy bardziej takim “fajnym ziomkiem”, który coś opowie. A co innego, kiedy robisz duże wydarzenie –  bardziej ma ono charakter teatralny, jest większa pompa, a ludzie są bardziej skłonni do przeżywania emocji, bo jest zbudowana do tego atmosfera.

Widzę ogromną różnicę między wydarzeniami, gdzie jest to “opakowanie”, a tymi gdzie wchodzi sobie ktoś, kto pije z uczestnikami kawkę.

 

NO: Faktycznie, jest wtedy zupełnie inny odbiór takiej osoby.

 

GA: Tak i to jest gra pozorów, ale gra pozorów na korzyść wszystkich. To znaczy mówca się czuje bardziej wyróżniony, bo to buduje pewność siebie, a klient ma poczucie, że zapłacił za dobrego mówcę. Dodatkowo, słuchacze będą bardziej podekscytowani i zaangażowani. Jak w teatrze albo w kinie. Dzięki temu nie ma skojarzenia z nauczycielem w szkole, kiedy wszyscy od razu zaczynają ziewać, tylko jest spektakl. To też może pomóc event managerom sprzedawać bardziej skomplikowaną oprawę wydarzenia. Za każdym razem, kiedy mam dobrze oświetloną scenę, widzę, że  ludzie reagują zupełnie inaczej.

 

Chodzi o to, że ludzie chcą kupić doświadczenie. Jak w dobrej restauracji – jest kelner, jest oświetlenie. I tak samo w eventach, kontekst może zarówno pomóc, jak i utrudnić mówcy zrobienie odpowiedniego efektu.

 

Koniec końców wszyscy gramy do tej samej bramki. Jest to wspólny cel i mówcy i event managera i klienta, żeby zrobić show.

  

 Greg Albrecht – doradca, mówca, inwestor. Ma ogromne doświadczenie we wprowadzaniu na rynek nowych marek. Związany jest także z rynkiem startupowym, gdzie jest mentorem.  Jest partnerem w butiku strategicznym Albrecht&Partners, który wspiera transformację modeli biznesowych dla zabezpieczenia przyszłego wzrostu. Tworzy podcasty „Greg Albrecht: wszystkie twarze biznesu” (https://gregalbrecht.io/pl/podcast/). Uwielbia dzielić się swoim doświadczeniem jako mówca. Doradza liderom przy tworzeniu i uruchamianiu nowych modeli biznesowych. Poza pracą interesuje się literaturą, psychologią. Uwielbia aktywność fizyczną i zdrowy tryb życia.