Najważniejsze, jak zawsze, jest planowanie, które pozwala być na tyle przygotowanym, aby w trakcie montażu nie musieć myśleć o tym, jak gasić rozpalony pożar. Rozmowa z Wojciechem Zbroją, Prezesem Rent Design

Dlaczego pracoholizm nie jest dla event menedżera czyli jak uniknąć wypalenia
07/06/2017
Event w marketingu miejsc – po co i dlaczego?
27/07/2017

Najważniejsze, jak zawsze, jest planowanie, które pozwala być na tyle przygotowanym, aby w trakcie montażu nie musieć myśleć o tym, jak gasić rozpalony pożar. Rozmowa z Wojciechem Zbroją, Prezesem Rent Design

Po czym rozpoznać rzetelnego dostawcę usług scenograficznych?

Po sprawdzonym portfolio oraz jakości pracy, jaką dotychczas wykonywał. Branża jest na tyle wąska i kameralna, że w większości przypadków firmy działają tu na zasadzie polecenia. Nie ma miejsca na przypadek. Raczej te, które dobrze funkcjonują działają właśnie dzięki temu, że dobrze wykonują swoją robotę.

Na co zwrócić uwagę przy czytaniu oferty?

Na najważniejszą kwestię, czyli na to, czy w ofercie znajdują się wszystkie elementy, które są zamówione. Czy jest ona kompletna i czy odpowiada na nasze oczekiwania. Jako Rent Design włożyliśmy sporo pracy w skonstruowanie formularza naszej oferty. Zależało nam na tym, aby był on klarowny, przejrzysty i aby klient na pierwszy rzut oka widział co zamawia i ile za to płaci. Formularz oferty powstawał sukcesywnie na bazie naszych obserwacji i doświadczeń. Zawiera on wszystkie niezbędne w naszej ocenie informacje istotne z punktu widzenia klienta.

Co nas może zaskoczyć w trakcie realizacji, jeśli nie domówiliśmy tego wcześniej z dostawcą?

Ciężko to jednoznacznie określić, gdyż każdy event składa się z kilkuset elementów, o których agencja czy organizator muszą pamiętać. W zależności od tego jak duża rzecz umknie naszej uwadze, takiej skali będziemy mieć problem. Zdarza się, że nasi klienci znajdują się w takich kłopotliwych okolicznościach i wówczas staramy się im pomóc. Bazując na naszym doświadczeniu jesteśmy też w stanie wielokrotnie przewidzieć pewne sytuacje i zapobiec im sugerując klientom wcześniej określone rozwiązania. Najważniejsze jak zawsze jest planowanie, które pozwala być na tyle przygotowanym, aby w trakcie montażu nie musieć myśleć o tym, jak gasić rozpalony pożar.

O czym  nie można zapomnieć tworząc brief?

O bardzo precyzyjnym określeniu swoich wymagań, koncepcji przedsięwzięcia i tego, czego się oczekuje od określonego podwykonawcy. Im bardziej szczegółowy jest brief, tym lepiej możemy dostosować naszą ofertę do oczekiwań drugiej strony. Niejednokrotnie wspieramy naszych klientów na poziomie tworzenia koncepcji ustawienia mebli podczas organizowanych przez nich wydarzeń. W przypadku wypożyczalni mebli niezwykle istotne jest także precyzyjne określenie terminu wydarzenia, który od razu pozwala nam zweryfikować dostępność mebli.

Z jakimi nieuczciwymi praktykami najczęściej można się spotkać?

Niestety jest to kopiowanie pomysłów. Niektóre podmioty zamiast budować swoją działalność na świeżym spojrzeniu i nowościach wprowadzanych na rynek eventowy, często zupełnie niepotrzebnie kopiują propozycje innych sprawiając, że zamiast rozszerzać ofertę kierowaną do branży MICE i dawać jej różnorodne opcje do wyboru, jedynie powielają sprawdzone już rozwiązania. Już kiedyś to powiedziałem i powtórzę raz jeszcze, że marzy mi się sytuacja, w której to właśnie wyobraźnia i kreatywność będą kluczowym elementem prowadzenia biznesu w branży. Jestem przekonany, że tylko ten kierunek pozwoli nam się dalej rozwijać.

W jaki sposób możemy się zabezpieczyć przed sytuacją, gdy w trakcie realizacji dostajemy nie to co sądziliśmy, że otrzymamy?

Planowaniem. Chciałbym jednak zaznaczyć, że pracując z profesjonalistami i dobierając sobie sprawdzonych podwykonawców nie należy zakładać takiego scenariusza. To trochę tak jak z zakupem sprzętu do domu. Nie kupujemy dwóch pralek zakładając, że jedna się zepsuje. Stawiamy na dobrą i sprawdzoną markę, wierząc, że będzie solidna. Idąc tym tropem, wybierając doświadczonego podwykonawcę, zwiększamy swoje szanse na komfort pracy z dostawcą, który będzie potrafił zareagować na sytuacje trudne, które mogą się wydarzyć na każdym evencie. Fakt, nie przed wszystkim jesteśmy w stanie się zabezpieczyć i nie wszystko możemy przewidzieć, tak jak sytuacje losowe, zepsuty samochód, wypadek, etc. dlatego tak bardzo liczy się doświadczenie i kreatywne myślenie naszych partnerów biznesowych. Warto polegać na zespole, który się tworzy i na tym ,że na bazie doświadczeń będzie w stanie wyjść obronną ręką z każdego kryzysu.

Jak możemy się ratować, jeśli w trakcie realizacji okazuje się, że nie otrzymaliśmy tego co oczekiwaliśmy? 

Zachować spokój i szukać rozwiązań. Nie panikować. W swojej codziennej pracy wyznaję zasadę, że nie ma sytuacji bez wyjścia. :)

Wojciech Zbroja – współzałożyciel i Prezes Zarządu wypożyczalni mebli Rent Design oraz założyciel i Prezes firmy scenograficznej Od Niechcenia. W branży reklamowej i eventowej obecny od niemal 13 lat. Laureat ogólnopolskiego rankingu magazynu BRIEF „50 najbardziej kreatywnych w biznesie 2015” oraz zdobywca prestiżowego tytułu branży spotkań „Osobowość Roku MICE Poland 2015”. Z ramienia Rent Design członek Stowarzyszenia Branży Eventowej. Pracował dla największych polskich i zagranicznych marek, w tym m.in. dla Adidas, Avon, H&M, Irena Eris, L’Oreal, Mattel, Orange, Oriflame, Pepsi, Play, Reebok, Swarovski.