O tym jak taniej w efekcie może kosztować więcej czasu zdrowia i pieniędzy

Diagram Gantta – komplikowaniu rzeczy prostych mówimy stanowcze nie.
27/09/2017
Global Expo. Kwestią priorytetową jest dla nas bezpieczeństwo. Rozmowa z Pawłem Zaboklickim, Wiceprezesem Zarządu Centrum Targowo-Kongresowe (dawne MT Polska)
10/11/2017

O tym jak taniej w efekcie może kosztować więcej czasu zdrowia i pieniędzy

Kiedy mówimy o sile relacji i rekomendacji w eventach niby się wszyscy zgadzamy, ale z drugiej strony pojawia się dystans… Czy to nie kolejna forma promocji, tych dostawców, którzy lubią bywać i się pokazywać? Dyskryminacja nowych, prężnych i tych, którzy nie aspirują do bywania na branżowych wydarzeniach i nie widzą sensu szerszej promocji swojej marki? Czy korzystanie przez naszego event managera po raz 20 z usług tej samej firmy, to nie lenistwo? Tym bardziej, że po godzinie spędzonej w internecie można mieć korzystniejsze oferty? Po co więc przepłacać. Hmm….. my przepłacać nie lubimy, opowiemy więc o naszej ostatniej realizacji. Żadna z firm wymienionych z nazwy w tym tekście nie poprosiła nas o to by ją tu wymienić, a tym bardziej za to nie zapłaciła.
Tekst nie opisuje dostawcy nierzetelnego, choć i taki jeden nam się trafił przy tej właśnie realizacji. Stało się to z tego samego powodu. Zaproponował najlepszy deal i brakowało kilku godzin, a zostalibyśmy na wielkim wydarzeniu bez smyczy z logo sponsora. Umowa była oczywiście podpisana, a w niej podany termin realizacji (prawie dwa tygodnie wcześniej).
Tekst opisuje raczej sytuację, która nauczyła nas, że dostawca znający nasze oczekiwania, taki z którym mamy chemię, to dostawca, z którym przy realizacji w większości kwestii porozumiewamy się bez słów, a dzięki temu oszczędzamy czas, zdrowie i pieniądze. Dlaczego?
Krótka historia słuchawek do obsługi części konferencyjnej
Dowiedzieliśmy się, że nasz nowy dostawca planuje wydawać słuchawki po wcześniejszej weryfikacji uczestnika na liście i parować słuchawki z uczestnikiem, tak aby wiedzieć kto jest w posiadaniu, której ze słuchawek. Poprosiliśmy więc o spotkanie organizacyjne, aby szczegółowo omówić jak się to będzie odbywać. W naszej ocenie z zestawów słuchawkowych przez cały dzień skorzystać miało ok. 1.200 osób. Jednak miało się to odbywać rotacyjnie. Na raz miało być używane nie więcej niż 900 słuchawek.
Problem #1
Dostawca nie miał pomysłu na to gdzie będzie te słuchawki wydawać i jak będzie wglądał punkt dystrybucyjny.
Problem #2
Dostawca przewidział do obsługi opisanej powyżej operacji… 3 osoby…. Te same osoby miały być jednocześnie odpowiedzialne za nadzór techniczny.
Problem #3
Ponieważ potrzebowaliśmy 900 działających słuchawek na raz, tyle zostało zamówionych. Sprawdziło się to na wszystkich naszych dotychczasowych wydarzeniach. Przy opisanej, dla nas nowej, formie dystrybucji sprzętu, prawdopodobieństwo zdawania słuchawek i odbierania przez uczestników każdorazowo przed i po interesującym ich wykładzie, wydawało się zanadto uciążliwe, a więc chcąc rozwiązać tę kwestię musieliśmy zamówić dodatkowych 300 słuchawek i tak pojawił się dodatkowy koszt #1.
Problem #4
Jak zapanować nad tym by 1.200 osób podeszło w jedno miejsce i poczekało w kolejce aby oddać odebrane słuchawki i zostać odhaczonym z listy. Gdzie postawić punkt zwrotu? Na to również dostawca nie miał pomysłu.
Problem #5
Dowiedzieliśmy się, że niezależnie od tego, że dostawca, jak się okazało w drodze wyjątku, zgodził się odpowiadać za dystrybucję słuchawek, to my odpowiadamy za każdą zaginioną lub zepsutą sztukę. Co zrodziło poza naszym wewnętrznym sprzeciwem problem #5. Jak odebrać protokolarnie 1.200 sztuk słuchawek i mieć pewność, że wszystkie były sprawne?
Problem #6
Dowiedzieliśmy się, że dostawca wycenia jeden zestaw słuchawkowy na 1.000 PLN, co nie było napisane w umowie, a w naszej ocenie dość istotnie wpływało na dalszy proces decyzyjny. Pojawiał się potencjalny dodatkowy koszt #2. Założyliśmy bowiem, że choć do tej pory na naszych wydarzeniach nie można było mówić o ginących słuchawkach, to przy takich obwarowaniach ze strony dostawcy, być może ma on inne doświadczenia ze swoim sprzętem, który różnił się od dotychczas przez nas wypożyczanego rozmiarem. Może inny rozmiar ma znaczenie? Zadaliśmy sobie to pytanie, a także pytanie o to ile w takim razie z 1.200 słuchawek może zginąć. Pięć sztuk, szacowane na 5.000 PLN?
Zaczęliśmy szukać rozwiązań i tak powstał pomysł powodujący dodatkowy koszt #3. Postanowiliśmy rozdawać słuchawki razem z pakietami i identyfikatorami, dostawca zgodził się w miejsce 3 osób do obsługi, zapewnić 5… Wydawanie i skanowanie słuchawek jednak wydłuża proces rejestracji uczestników, a więc musieliśmy otworzyć więcej punktów rejestracyjnych, tym samym opłacić hostessy i zapewnić drukarki. Na szczęście firma, z którą pracowaliśmy już trzeci raz, MyEvent, zgodziła się dostarczyć dodatkowy sprzęt nieodpłatnie i tu pojawia się korzyść #1 długofalowej współpracy. Natomiast za dodatkowy personel, oczywiście musielibyśmy w tym momencie zapłacić.
Zadowoleni, że rozwiązaliśmy problem #1, problem #2 i problem #3 płynnym ruchem przeszliśmy do rozwiązania problemu #5 proponując, że zbudujemy przy wyjściu punk ZWROT SŁUCHAWEK tym samym ponosząc dodatkowy koszt #4.
Po wyczerpujących 3 dniach rozmów i negocjacji. Należy tu przypomnieć, ze wszystko dzieje się 7 – 5 dni przed wydarzeniem, a dostawca na przemyślenie kolejnych rozmów i odpowiedź dawał sobie nawet ponad 24h, utknęliśmy na problemie #4 i… tu historia się kończy… Szczęśliwie złożyło się, że nasz stały dostawca słuchawek, firma Silent Sound, była w stanie na ostatnią chwilę zrealizować zlecenie za kilka tysięcy więcej wprawdzie, ale zdecydowaliśmy się na to z ulgą… Słuchawki przyjechały, działały, nie zginęła ani jedna… A my mogliśmy się skupić na klientach i na meritum wydarzenia…. Zakończonego oczywiście sukcesem. 🙂

Chcę otrzymywać newsletter Forum Branży Eventowej

Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w ww. formularzu, przez Evential spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (ul. Mokotowska1, 00-640), w celu otrzymywania newslettera, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Ponadto, oświadczam, iż wiadome mi jest, że udostępnienie danych osobowych jest dobrowolne, oraz że mam prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz do ich poprawiania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania moich danych oraz złożenia żądania zaprzestania przetwarzania moich danych osobowych. Wyrażam zgodę na przesyłanie przez Evential Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie informacji (w tym informacji handlowych) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W każdej chwili mogę odwołać udzieloną wcześniej zgodę.

FreshMail.pl