Wystaw się i pokaż się!
25/06/2018

Obniżamy ryzyko fakapu

Branża eventowa jest bardzo wymagająca. Tu trzeba nie tylko przewidywać, podejmować rozsądne decyzje i wydobywać swoje ukryte talenty organizacyjne, ale także pamiętać o detalach, bez których wydarzenie może zamienić się w katastrofę. Organizacja eventu to ogromna lista wielu, często bardzo złożonych zadań, które są ze sobą ściśle powiązane. Pominięcie choćby najmniejszego z nich grozi fakapem, a zazwyczaj nie posiadamy podręcznika, według którego można by ogarnąć każde wydarzenie.

Aby nie pogubić się w natłoku zadań, updejtach pomysłów i zmieniających się potrzebach klientów, warto tworzyć check listy. Dzięki nim, nie tylko poczujemy się bezpieczniej, ale będzie nam także łatwiej skoordynować w czasie wszystkie działania. Potraktujmy je jako uproszczony plan operacyjny.

# wszystko pod kontrolą
Przygotowanie eventu to setki zadań i tworzenie obszernej ich listy może wydawać się pracochłonne i przytłaczające. Jednak, jak sami się przekonacie, check listy pomogą poskromić stosy rzeczy do ogarnięcia i sprawić, że będziemy mogli w nocy spać spokojnie.

# dobre wdrożenie
Dla nowych osób, check listy będą światłem w mroku ich niedoświadczenia. Będzie to wspaniała ściągawka, by o niczym nie zapomnieć, a także wskazówka do kolejnych eventów, jakie elementy są niezbędne. Dla tych bardziej doświadczonych, lista pozwoli uporządkować wszystkie zadania i kontrolować ich progres.

# jak na dłoni
Kiedy mamy przed oczami listę tego, co jest już zrobione, a co czeka na to, byśmy to ogarnęli, wiemy w jakim kierunku idziemy i w jakim miejscu jesteśmy. Status mamy czarno na białym. Widzimy, np. że mamy potwierdzoną listę prelegentów, a spotkanie dotyczące scenografii mamy w następnym tygodniu.
A jaka to satysfakcja patrzeć na te wszystkie zadania, które są już po stronie “zrobione”!

# planowanie na medal
Dzięki temu, że każdemu zadaniu przypiszemy datę, możemy łatwo planować pracę z tygodnia na tydzień, nie zastanawiając się z paniką w oczach “Co teraz?!”. Doskonale widzimy, co robić dalej. Pomaga to także zaplanować kolejność wydarzeń i zsynchronizować je tak, jak powinny być spięte. Wiadomo, że nie zaplanujemy miejsca na szatnię na godzinę przed startem eventu, lecz dużo dużo wcześniej.

# priorytety
Zdecydowanie łatwiej rozpisać sobie wszystko, a następnie wyłowić rzeczy, które muszą być zrobione w pierwszej kolejności. Takie, bez których nie ruszymy z kolejnym etapem. Najprostszy przykład – bez tego, jaki ma być rozkład stoisk w hali, nie zaplanujemy choćby punktów świetlnych ani systemu nagłośnienia.
Zadania na górze listy będą się zmieniały razem z etapami planowania, ale dzięki temu nigdy nie zgubimy z oczu zadań priorytetowych.

# update, update
Zadań jest multum, tak samo pomysłów! To naturalne, że pomysły często ewoluują, dobrze jest więc mieć je pod kontrolą – check lista znów okazuje się być niezastąpioną, bo wystarczy nanieść bieżące zmiany i mamy gwarancję, że nic nam nie wypadnie z głowy, a do tego wszyscy w zespole będą powiadomieni. Brak niedomówień to oszczędność czasu!

# praca zespołowa
Check lista to bardzo prosty sposób na to, by podzielić się zadaniami. Każdy wtedy wie, co do niego należy. Dodatkowym bonusem jest fakt, że wszyscy są na bieżąco ze statusem prac, wystarczy zerknąć w listę “rzeczy ogarniętych”.

# taki szczegół
Szczegółowość check list zależy od potrzeb, lecz czym bardziej szczegółowa ona będzie, tym mniejsze ryzyko tego, że o czymś zapomnimy. A jak robienie ich wejdzie Wam w krew, sami zobaczycie, że szybko i przyjemnie się je przygotowuje. Będą one nieocenioną pomocą, aby nie zginąć w gąszczu organizacyjnych wyzwań;)

Poniżej kilka propozycji bardzo prostych narzędzi do organizacji pracy (na rynku jest ich naprawdę ogromna ilość i każdy znajdzie coś dla siebie) :

– Google Drive – świetne narzędzie do tworzenia bardzo prostych check list lub po prostu, gromadzenia potrzebnych dokumentów, logotypów partnerów, grafik i wielu innych.
– Trello (https://trello.com/) – w tym narzędziu jak na dłoni zobaczycie zadania: TO DO, WIP i COMPLETED
– Asana (https://asana.com/) – także proste narzędzie do ustalania i przypisywania zadań z określoną datą.

To co? Do dzieła i powodzenia!

Niepoprawna Optymistka