Scenariusz eventowy czyli diabeł tkwi w szczegółach

Event w marketingu miejsc – po co i dlaczego?
27/07/2017
Diagram Gantta – komplikowaniu rzeczy prostych mówimy stanowcze nie.
27/09/2017

Scenariusz eventowy czyli diabeł tkwi w szczegółach

Od strony operacyjnej event to zbiór działań szeregu podmiotów, z których każdy odpowiada za niewielki wycinek całego przedsięwzięcia. Działania tych podmiotów muszą być zsynchronizowane w czasie i precyzyjnie odpowiadać założeniom. Dlatego powszechnie stosowanym, a wręcz niezbędnym narzędziem event menedżera jest scenariusz zwany też czasem planem operacyjnym.
Dokument ten powinien być poprawnie i starannie przygotowany i stanowić kluczowy element realizacji eventu. Jeżeli tak się stanie, z pewnością zapewni spokojny przebieg zarówno przygotowań jak i samego wydarzenia. Często pomimo tego, że scenariusz istnieje, sprawy biegną swoim torem i równie dobrze mogłoby go nie być. Brak profesjonalizmu i niesubordynacja zespołu i dostawców? Być może. Bardziej prawdopodobne jest jednak, że dokument został przygotowany niewłaściwie i niepoprawnie wdrożony. Co mogło pójść nie tak i o czym należy pamiętać przygotowując scenariusz aby spędzony nad nim czas nie był czasem straconym?
Po pierwsze i przede wszystkim, scenariusz eventu to nie pozycja popularno-naukowa, podręcznik ani wniosek o dotację. Nie obowiązuje tu zasada im więcej tym lepiej a celem event menedżera nie jest propagowanie rozwoju czytelnictwa w branży. Jeżeli organizator ocenia, że na potrzeby wewnętrznego PR’u, dla na przykład lepszego zrozumienia przez zespół ducha produktu i ducha eventu, niezbędna jest rozbudowana komunikacja wizji, celów i sposobów ich osiągnięcia, niech powstanie obszerne opracowanie. Może ono służyć jeszcze długo jako materiał szkoleniowy. Nie traktujmy go jednak jako dokumentu operacyjnego i nie katujmy obsługi technicznej i dostawcy cateringu obowiązkiem przeczytania tego obszernego dzieła w całości. Jeżeli wydarzenie niesie ryzyka związane z bezpieczeństwem, nie opisujmy ich obszernie. W tym dokumencie, mającym nie więcej niż trzy – cztery strony powinny znaleźć się konkretne informacje kto i co, a także kiedy w związku z tymi ryzykami powinien zrobić. A więc po kolei, co powinno się znaleźć w scenariuszu?
1. Nazwa wydarzenia, miejsce, data;
2. Imiona, nazwiska, telefony i maile wszystkich osób odpowiedzialnych za poszczególne odcinki realizacji wraz z opisem zakresu ich odpowiedzialności;
3. Preferowany sposób komunikacji w trakcie montaży, wydarzenia, demontaży;
4. Precyzyjny, godzinowy harmonogram prac przygotowawczych, wydarzenia i prac poeventowych/demontaży. Uwaga nie jest to retroplanning ani wykres Gantta, które stanowią oddzielne dokumenty w dużej części związane z realizacją wcześniejszych faz przygotowania wydarzenia. Wcześniej przygotowany retroplanning i wykres Gantta pomogą nam stworzyć poprawny scenariusz. Nie stanowią jednak załącznika.
W harmonogramie uwzględniamy wszystkie planowane zdarzenia krok po kroku. Co do zasady „co do minuty”. W tym np. rejestrację uczestników, szczegółowy program występów na scenie, a także informacje, o której i gdzie powinny się znaleźć konkretne ekipy i osoby. Uwzględniamy tu czas rozpoczęcia pracy, a także czas tzw. gotowości operacyjnej. Dzięki temu unikniemy dyskusji na temat tego czy gotowość operacyjna jest tym samym co moment przybycia na stanowisko pracy. Nie będziemy też musieli rozmawiać o tym czy dana ekipa ma supermoce i jest w stanie rozstawić się w pół godziny.
Czas rozpoczęcia pracy nie jest tym samym co zgłoszenie gotowości operacyjnej. Obydwie godziny opiszmy precyzyjnie w scenariuszu. Czas, który pozostawiamy pomiędzy ustaloną godziną rozpoczęcia pracy a gotowością operacyjną zależy od naszej oceny tego jak długo zajmie przygotowanie się do pracy na danym stanowisku. Bierzemy tu pod uwagę ewentualne spóźnienia, konieczność przebrania się, odpalenia systemu informatycznego, etc.
„Gotowość” zwyczajowo ustalana jest na 30 minut przed rozpoczęciem działania danego odcinka lub całego wydarzenia.
5. W scenariuszu powinny znaleźć się wszystkie procedury. Opisane szczególnie dokładnie w newralgicznych punktach wydarzenia. Przykładowo, jeżeli uczestnicy otrzymują zróżnicowane pakiety startowe, taka informacja powinna znaleźć się w dokumencie wraz z procedurą działania w sytuacji pojawienia się uczestnika żądającego innego niż przysługujący mu pakiet.
6. Pisząc scenariusz przejdźmy wirtualnie punkt po punkcie wszystkie miejsca, które odwiedzi uczestnik i wyobraźmy sobie co może się wydarzyć. Zostawmy ekipom konkretne wytyczne na każdy przewidziany przez nas scenariusz. To samo dotyczy synchronizacji działań ekip technicznych, cateringu i atrakcji. Wyobraźmy sobie lub fizycznie przejdźmy wszystkie drogi, którymi będą chodzić technicy i wykonawcy. Zidentyfikujmy wąskie gardła. Pamiętajmy, że to co dzieje się na scenie musi mieć w adekwatnym czasie swoje odzwierciedlenie na back stage’u.
7. Uwzględnijmy czynniki pogodowe, jeśli będą miały wpływ na przebieg imprezy.
8. Dodajmy plan graficzny z zaznaczonymi kluczowymi miejscami wydarzenia oraz punktami takimi jak szatnia i toalety.
9. Zróbmy KRÓTKIE spotkanie organizacyjne. To będzie czas również na uwagi naszych współpracowników i ostatnie modyfikacje planu. Po rozpoczęciu działań, wszystkich obowiązywać będzie scenariusz. Tych, którzy mają „lepsze pomysły” również. Bez konsultacji z event menedżerem nikt nie ma prawa wprowadzić już żadnych zmian.
Udanych eventów! 😊😊

Chcesz dowiedzieć się więcej? Weź udział w Forum Branży Eventowej 2018, zarejestruj swój udział: http://forumbranzyeventowej.pl/zarejestruj-sie/.

Chcę otrzymywać newsletter Forum Branży Eventowej

Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w ww. formularzu, przez Evential spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (ul. Mokotowska1, 00-640), w celu otrzymywania newslettera, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Ponadto, oświadczam, iż wiadome mi jest, że udostępnienie danych osobowych jest dobrowolne, oraz że mam prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz do ich poprawiania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania moich danych oraz złożenia żądania zaprzestania przetwarzania moich danych osobowych. Wyrażam zgodę na przesyłanie przez Evential Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie informacji (w tym informacji handlowych) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W każdej chwili mogę odwołać udzieloną wcześniej zgodę.

FreshMail.pl