Renata Razmuk, Pracownia Kreativa
W całym wachlarzu usług marketingowych branża eventowa wyróżnia się z pewnością wysokim stopniem ryzyka. Jej specyfika polega na bezpośrednim oddziaływaniu na emocje, budowaniu wizerunku, kreowaniu relacji prowadzących pośrednio do sprzedaży. W odróżnieniu od branży reklamowej, odpowiedzialność za te działania jest wzmożona gdyż efekt jest praktycznie natychmiastowy, a wywołać wrażenie możemy w zasadzie tylko raz. I najlepiej aby było dobre. Ryzyko polega na tym, iż to „dobre wrażenie” zależy od wielu czynników, które tworzą event. Jednym z tych czynników są podwykonawcy.
Opowiem dziś Wam w jaki sposób zminimalizować ryzyko w obrębie mojego obecnego pola działania czyli w obszarze usług scenograficznych.
Piszemy brief
Wszystko zawsze zaczyna się od briefu, bo przecież na czymś musimy się opierać. Wcale nie jest tak łatwo go napisać… po raz pierwszy. Kolejne „razy” są już znacznie prostsze. Co powinien zawierać?
Przed zleceniem
Szukamy firmy scenograficznej. Czy już na etapie „rozpoznania” są jakieś punkty na które możemy zwrócić uwagę? Oczywiście! Przede wszystkim rozmowa, rozmowa, rozmowa. Wiem, że w erze przyśpieszonego trybu dnia, wydawać się to może zbędne, ale osobiście jestem zdania, że dobra komunikacja na początku może wiele spraw ułatwić.
Nie bazujmy na samym briefie czy zapytaniu ofertowym, bądźmy jak najbardziej szczegółowi. Jeśli firma jest poważna, pytań zada bez liku. O czym? O projekcie, miejscu realizacji, koncepcji i celu imprezy, o proponowanych rozwiązaniach technologicznych, o harmonogramie montażu i demontażu, o wysokości zaliczek, sposobach i terminach rozliczenia realizacji. Od razu firma wyznaczy Wam koordynatora, nawet już na tym wstępnym etapie.
Dostajemy ofertę
Dobra oferta, to oferta bez ukrytych kosztów. Bądźmy dorośli i rozmawiajmy o pieniądzach uczciwie. Wiadomo, że każdy chce zarobić. Pamiętajmy także, że dobre materiały kosztują, dobra praca ma też swoją cenę. Jeśli scenografia ma się nie rozlecieć przed końcem eventu, to powinna być solidna.
Oferta powinna zawierać:
Realizacja
To jest ten moment, który nam powie, że dobrze wybraliśmy. Prawdziwy chrzest bojowy naszej współpracy. Jeśli dobrze pójdzie, to jest szansa, że romans przerodzi się w związek. I są dwa wyjścia – albo będzie dobrze, albo źle.
Dobrze, to wtedy, gdy plan jest realizowany zgodnie z harmonogramem i zgodnie z wyceną, gdy scenografia zachwyci tak, jak na wizualizacji, gdy o drobnych potknięciach dowiemy się po długim czasie, a jeśli dowiemy się za szybko, to rozwiązanie zostanie od razu zastosowane.
W takim razie co może nas zaskoczyć w trakcie realizacji, jeśli nie domówiliśmy tego wcześniej z dostawcą?
Mroczna strona
Tak jak w każdej branży, również w scenografii zdarzają się nieuczciwe praktyki. Nie unikniemy takiego ryzyka, ale trzeba być naprawdę wyczulonym i nie bazować na samym zaufaniu, szczególnie przy pierwszej realizacji. Owszem na swój sposób zabezpieczeniem są umowy, ale to raczej na zasadzie „pocieszenia”, bo skutki fuck up’ów podczas eventu dotykają organizatora od razu i czasem doprowadzają do zerwania współpracy lub brakiem kolejnych zleceń. Oczywiście zdarzają się potknięcia, które nie zależą bezpośrednio od wykonawcy, są złośliwością rzeczy martwych, ale wtedy dobry partner ma na nie swój plan A i B. Moim zdaniem najważniejsze jest, aby projekty były realizowane we współpracy. Agencja lub klient, który angażuje się w realizację projektu również od strony technicznej, dostarcza maksymalnie dużo informacji, współdziała przy realizacji, a nie jest tylko zlecającym, minimalizuje opisane niejednokrotnie ryzyko.
Jakie zdarzają się nieuczciwe praktyki, które możemy rozpoznać na wstępnych etapach?
Złe praktyki zdarzają się także po stronie zleceniodawcy i najczęściej dotyczą spraw finansowych – czyli następuje brak płatności wymaganych zaliczek lub przeciąganie terminów płatności za wykonaną pracę.
Możliwości ratunku w trakcie realizacji nie ma wiele – brakuje instytucji „pogotowia ratunkowego”, dlatego też musimy naprawdę wszystko przypilnować przed realizacją. Jeżeli zlecona praca nie została wykonana zgodnie z ofertą i ustaleniami pozostaje jedynie wyciągnięcie konsekwencji finansowych od nierzetelnego dostawcy. Myślę, że w takich przypadkach potrzebna jest też dokładna analiza tego, co było ustalone, bo oczekiwania mogą się różnić od uzgodnionych, faktycznych ustaleń i zamówienia. To działa w dwie strony.
Zatem, wszystkie działania, które mają na celu osiągnięcie wspólnego sukcesu (bo dobry event to sukces wszystkich, którzy się do niego przyczynili) będą miały sens jeżeli z każdej strony będzie świadomość współpracy i komunikacji. A na koniec dobrze wykonanej roboty warto uścisnąć sobie dłonie i po prostu podziękować.
Absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej w Warszawie. Przez 19 lat pracowała w Renault Polska gdzie swoją przygodę z branżą eventową rozpoczęła w 2007 roku na stanowisku attaché ds. komunikacji wewnętrznej i organizacji imprez – odpowiedzialna za wprowadzenie i koordynację polityki komunikacji wewnętrznej oraz organizację wydarzeń: spotkań, konferencji, konwencji produktowych, integracji, pikników, programów incentive travel, targów itp. W 2010 otrzymała nagrodę koncernu za najlepszy projekt komunikacji wewnętrznej Communication Function Awards „Eco2gether”. Pomysłodawca i organizator Wolontariatu Pracowniczego. W kolejnych latach zajmowała stanowisko product managera segmentu M2S oraz samochodów elektrycznych terytorium EAST a następnie Key Account Managera w Dyrekcji Sprzedaży Zbiorowej i Specjalnej.
Wieloletnie doświadczenie zawodowe dało jej szansę szerokiego poznania aspektów związanych z planowaniem i realizacją procesów projektowych, strategią marketingową i rozwojem biznesu. Przygoda z korporacją pozwoliła na zdobycie umiejętności w koordynacji zespołów niezależnie funkcjonujących pracowników, zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi oraz wprowadzenie szeroko pojętej strategii komunikacji wewnętrznej na poziomie pracowników koncernu w Polsce oraz sieci dystrybucyjnej.
Od 2016 roku realizuje się prowadząc Agencję Social Connect Group gdzie jako Marketing & Business Development Director wspiera rozwój strategii biznesowych, marketingowych i komunikacyjnych swoich klientów – Pracownia Kreativa oraz w ramach agencji prowadzi dział SC Event Design zajmujący się szeroko pojętym dekorem eventowym, który jest doskonałym uzupełnieniem scenografii . Rozwija również usługę MICE Concierge dedykowaną zarówno dla klientów finalnych jak i agencji eventowych służąc wsparciem przy realizacji projektów.
Jest pomysłodawcą i administratorem prężnie funkcjonującej grupy na FB dla praktyków i uczestników branży MICE „Polecam, nie polecam – platforma dla eventowców i nie tylko”. Jednocześnie realizuje się organizując i biorąc udział w różnorodnych akcjach wolontariackich i charytatywnych. Od lat wspiera bezdomnych z warszawskiego dworca organizując odzież, obuwie i ciepłe okrycia. Stale również pomaga ubogim rodzinom ze Śląska dostarczając niezbędnych, codziennych rzeczy oraz Domom Dziecka i Domom Samotnej Matki w województwie mazowieckim. Każda kolejna akcja charytatywna jest dla niej ciekawym wyzwaniem i dowodem na to, że warto pomagać.
Osobowość Roku Mice Poland 2011.
Przewodnicząca Jury pierwszej edycji konkursu MP Power Award 2012, w latach ubiegłych i obecnie członek Jury. Członek Rady Etyki przy SBE. Członek Jury konkursu Top Event przy Forum Branży Eventowej FBE, Członek Niezależny Stowarzyszenia Branży Eventowej SBE oraz Czonek Rady Programowej konferencji Event Biznes 2017. Uczestnik i prelegent wielu spotkań, konferencji i debat branżowych.
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |