Zarządzanie eventem w dużej mierze jest po prostu zarządzaniem projektem o bardzo nieelastycznych ramach czasowych. Dlatego wiele z obszernej dziś wiedzy na temat zarządzania projektami można zastosować właśnie przy realizacji eventów. Sprawdziliśmy najpopularniejsze informacje na temat zarządzania projektami i oto w Wikipedii czytamy na przykład:
(…) Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu. (…) https://pl.wikipedia.org/wiki/Zarz%C4%85dzanie_projektami
Po przeczytaniu kilku pierwszych zdań powstało w naszych głowach pytanie, kto chciałby w takim razie wiedzieć jak ująć ten temat w sposób skomplikowany? Konia z rzędem mądralom, które ogarną zarządzanie projektami zaczynając od tych „najprostszych” definicji, a kończąc na, jak możemy się jedynie domyślić, bardziej skomplikowanych, dostępnych niewielu wtajemniczonym. ?
I zupełnie na poważnie – komplikowaniu rzeczy prostych mówimy stanowcze nie. Czy w związku z tym nadal polegać jedynie na naszej oczywiście niezawodnej intuicji i wrodzonym talencie organizacyjnym? Niekoniecznie. Mimo wszystko warto skorzystać z wiedzy teoretycznej i sprawdzonych narzędzi. Jednym z nich, chyba najpraktyczniejszym, jest tak zwany diagram Gantta. Wykres brzmiący i wyglądający groźnie, stworzony z myślą o zarządzaniu produkcją i stanowiący ważne narzędzie w logistyce. Tak, tak, nauki ścisłe… Jednocześnie jednak bardzo przydatny w zarządzaniu projektami i …. eventami.
Wbrew pozorom jest to wykres bardzo prosty do przygotowania i jeszcze łatwiejszy w użyciu, który pokaże nam, gdzie w naszej realizacji pojawiają się wąskie gardła, pomoże szybko i sprawnie wszystko zaplanować oraz ściągnąć i zabudżetować zawczasu dodatkowe wsparcie. Na wykresie jak w szklanej kuli zobaczymy, w których momentach realizacji projektu zabraknie nam rąk do pracy.
Wykres Gantta składa się  z dwóch osi. Poziomej i pionowej. Jedna z nich, zazwyczaj pozioma służy do oznaczania czasu. Sposób jego oznaczania jest całkowicie dowolny i zależy od naszych potrzeb. Mogą to być dni, godziny, minuty, miesiące, konkretne daty graniczne, etc. Druga, ta pionowa, służy do oznaczania zadań, które mamy do wykonania. A więc pionowo lista zadań, poziomo czas, w którym będą realizowane. Poszczególne zadania nanosimy na wykres, najlepiej przygotowany w excell’u. Jak to zrobić i na co zwrócić uwagę? W internecie można znaleźć wiele szczegółowo opisanych instrukcji. Na początek proponujemy ten filmik: https://youtu.be/7qSPc5H7q0E. Oglądamy go od 2:50 min. Warto poświęcić 17 minut na obejrzenie tej prezentacji, by potem przespać niejedną noc. ?
Dopiero na podstawie wypełnionego wykresu Gantta tworzymy jeden lub kilka opisowych dokumentów (w zależności od skali projektu, tego dla kogo jest realizowany i jakie są wewnętrzne procedury w Waszym zespole), w których zaznaczone są wszystkie daty, godziny i informacje realizacyjne. Napisanie książki produkcyjnej, scenariusza czy planu operacyjnego będzie dużo prostsze.