Wystąpienie prelegentów na evencie ożywia imprezę, może dodać jej prestiżu, z pewnością przyciąga uwagę i tłumy uczestników. Dlatego warto dobrze z nimi żyć, bez nich nie byłoby wielu eventów ;). Aby jednak wystąpienie było wisienką na torcie, event manager musi się nieraz nieźle nagimastykować… i to nie dlatego, że występujący gwiazdorzą ;).

# risercz

Wszystko zaczyna się od porządnego riserczu osób, które pasują do profilu eventu. Prawda jest bowiem taka, że nie każdy mówca pasuje do każdej imprezy. A nawet jako doświadczony event manager, wiadomo, że nie znasz osobiście wszystkich ludzi, którzy jako prelegenci występują lub mogą wystąpić, bo to zwyczajnie niemożliwe ;).

To niekiedy godziny poszukiwań, szczególnie w przypadku wymagających klientów lub bardzo specyficznego tematu imprezy…

# dobry brief

Miejsce, czas i godzina wystąpienia to jedynie podstawowe informacje, które jeśli będą jedynymi, Twój prelegent wyjdzie z siebie i stanie obok. Profesjonalny mówca potrzebuje jak najbardziej szczegółowego briefu – o kliencie i jego potrzebach, charakterze wydarzenia, uczestnikach imprezy. Dzięki tym informacjom może przygotować spersonalizowane wystąpienie.

Dobrze jest także doprecyzować ewentualne potrzeby samego prelegenta – np. mikroport czy mikrofon, jeśli ma on potrzebę poruszania się po scenie (a niektórzy lubią po niej pobiegać podczas wystąpienia ;).

# nieprzespane noce

Kiedy mówcy zostali wybrani i szczegółowo zbriefowani, paradoksalnie, dla event managera, rozpoczyna się najbardziej stresujący czas – czekanie na prezentacje. Jeśli mówca jest jeden, nie ma tragedii, jeśli jednak jest ich kilku, to masz jak w banku, przynajmniej ze dwóch spóźni się z przesłaniem materiałów. Wtedy czujesz się jak nagabujący telefonicznie emerytów handlowiec garnkami, bo jedyne co Ci pozostaje, to wydzwaniać do tych, niekiedy bardzo zajętych, ludzi.

Kiedy jest moment, żeby sprawdzić czy materiały dobrze się wyświetlają, obgryzasz resztki paznokci w oczekiwaniu na brakujące prezentacje i modlisz się, żeby żadna z nich nie okazała się plikiem o dziwnym rozszerzeniu.

# przejażdżka rollercoasterem

Kamień z serca w końcu spada kiedy wszystkie prezentacje, na ostatnią chwilę, pobrane o szalenie porannej godzinie w dniu eventu, są na miejscu. Podczas imprezy zostaje ostatnia misja, czyli ściągnięcia wszystkich o czasie pod scenę. Tu znów – jeśli mowa o jednym prelegencie, sprawa nie jest bardzo skomplikowana, bo trudniejszą rzeczą jest ogarnięcie większej ilości osób. Zdarza się jednak, że nawet ta jedna osoba potrafi się spóźniać czy nie odbierać telefonu, przysparzając tym samym event managera o palpitacje serca i ryzyko, że obgryzając paznokcie, odgryzie sobie palec ;). Zazwyczaj wszystko dobrze się kończy, choć czasem prelegent wpada na scenę dosłownie w biegu.

Dobra współpraca między event managerem a prelegentem to duży wysiłek dla obydwu stron, oparty na obustronnej empatii i precyzyjnej informacji. Jak to bywa w pracy z ludźmi, w praktyce, wygląda to różnie i niekiedy, mimo świetnego efektu końcowego, jest to okupione ogromnym stresem ze strony organizatorów. Ale… kto powiedział, że będzie łatwo? 😉

Koniec końców, liczy się to, czy imprezę można zaliczyć do udanych, a osoby, z którymi eventowcom dobrze się pracowało – wpisać na ich prywatną listę osób, o których będą pamiętać przy kolejnych eventach.

Niepoprawna Optymistka