Elementy organizacji eventu

Wystąpienie prelegentów na evencie ożywia imprezę, może dodać jej prestiżu, z pewnością przyciąga uwagę i tłumy uczestników. Dlatego warto dobrze z nimi żyć, bez nich nie byłoby wielu eventów ;). Aby jednak wystąpienie było wisienką na torcie, event manager musi się nieraz nieźle nagimastykować… i to nie dlatego, że występujący gwiazdorzą ;).

# risercz

Wszystko zaczyna się od porządnego riserczu osób, które pasują do profilu eventu. Prawda jest bowiem taka, że nie każdy mówca pasuje do każdej imprezy. A nawet jako doświadczony event manager, wiadomo, że nie znasz osobiście wszystkich ludzi, którzy jako prelegenci występują lub mogą wystąpić, bo to zwyczajnie niemożliwe ;).

To niekiedy godziny poszukiwań, szczególnie w przypadku wymagających klientów lub bardzo specyficznego tematu imprezy…

# dobry brief

Miejsce, czas i godzina wystąpienia to jedynie podstawowe informacje, które jeśli będą jedynymi, Twój prelegent wyjdzie z siebie i stanie obok. Profesjonalny mówca potrzebuje jak najbardziej szczegółowego briefu – o kliencie i jego potrzebach, charakterze wydarzenia, uczestnikach imprezy. Dzięki tym informacjom może przygotować spersonalizowane wystąpienie.

Dobrze jest także doprecyzować ewentualne potrzeby samego prelegenta – np. mikroport czy mikrofon, jeśli ma on potrzebę poruszania się po scenie (a niektórzy lubią po niej pobiegać podczas wystąpienia ;).

# nieprzespane noce

Kiedy mówcy zostali wybrani i szczegółowo zbriefowani, paradoksalnie, dla event managera, rozpoczyna się najbardziej stresujący czas – czekanie na prezentacje. Jeśli mówca jest jeden, nie ma tragedii, jeśli jednak jest ich kilku, to masz jak w banku, przynajmniej ze dwóch spóźni się z przesłaniem materiałów. Wtedy czujesz się jak nagabujący telefonicznie emerytów handlowiec garnkami, bo jedyne co Ci pozostaje, to wydzwaniać do tych, niekiedy bardzo zajętych, ludzi.

Kiedy jest moment, żeby sprawdzić czy materiały dobrze się wyświetlają, obgryzasz resztki paznokci w oczekiwaniu na brakujące prezentacje i modlisz się, żeby żadna z nich nie okazała się plikiem o dziwnym rozszerzeniu.

# przejażdżka rollercoasterem

Kamień z serca w końcu spada kiedy wszystkie prezentacje, na ostatnią chwilę, pobrane o szalenie porannej godzinie w dniu eventu, są na miejscu. Podczas imprezy zostaje ostatnia misja, czyli ściągnięcia wszystkich o czasie pod scenę. Tu znów – jeśli mowa o jednym prelegencie, sprawa nie jest bardzo skomplikowana, bo trudniejszą rzeczą jest ogarnięcie większej ilości osób. Zdarza się jednak, że nawet ta jedna osoba potrafi się spóźniać czy nie odbierać telefonu, przysparzając tym samym event managera o palpitacje serca i ryzyko, że obgryzając paznokcie, odgryzie sobie palec ;). Zazwyczaj wszystko dobrze się kończy, choć czasem prelegent wpada na scenę dosłownie w biegu.

Dobra współpraca między event managerem a prelegentem to duży wysiłek dla obydwu stron, oparty na obustronnej empatii i precyzyjnej informacji. Jak to bywa w pracy z ludźmi, w praktyce, wygląda to różnie i niekiedy, mimo świetnego efektu końcowego, jest to okupione ogromnym stresem ze strony organizatorów. Ale… kto powiedział, że będzie łatwo? 😉

Koniec końców, liczy się to, czy imprezę można zaliczyć do udanych, a osoby, z którymi eventowcom dobrze się pracowało – wpisać na ich prywatną listę osób, o których będą pamiętać przy kolejnych eventach.

Niepoprawna Optymistka

14/10/2019

Blaski i cienie współpracy z prelegentami

Wystąpienie prelegentów na evencie ożywia imprezę, może dodać jej prestiżu, z pewnością przyciąga uwagę i tłumy uczestników. Dlatego warto dobrze z nimi żyć, bez nich nie […]
01/10/2019

W eventach liczą się detale!

Event doskonały, to ten, na którym pamięta się o szczegółach. To one na końcu stanowią o tym, czy uczestnicy wyjdą zachwyceni czy zniesmaczeni. Drobne rzeczy, o […]
17/09/2019

Eventy i ekologia – czy mogą iść w parze?

Temat ekologii staje się coraz ważniejszą i palącą kwestią, która dotyczy całego świata. Tam, gdzie człowiek postawi swoją stopę, tam rośnie góra śmieci. Branża eventowa niestety […]
23/07/2019

Sezon ślubny czyli o czym musi pamiętać wedding planner

Organizacja ślubu to nie lada wyzwanie! Wedding planner musi lawirować między potrzebami Panny Młodej, wizją teściów i wyluzowanym Panem Młodym. Do tego przygotowania takiej imprezy trwają […]
04/03/2019

O promowaniu eventu – aby uczestnik poczuł, że chce tego doświadczyć

Niezwykle istotnym elementem jest promowanie eventu na długo przed dniem, w którym będzie miał miejsce. Na co zwrócić uwagę? # działaj szeroko Przeanalizowanie grupy docelowej imprezy […]
02/10/2018

Uwieczniamy event!

Robimy dziś setki, a nawet tysiące zdjęć, z różnych okazji, a nawet bez okazji ;). Nic więc dziwnego, że chcemy zachować świetny event nie tylko w […]
03/09/2018

Rozsmakuj się, czyli wybieramy catering

Pyszne dania mogą uświetnić imprezę, sprawiając, że event będzie dla gości niezapomnianym wrażeniem, lub też całkowicie ją zepsuć, pozostawiając niesmak. Dlatego właściwy wybór cateringu jest tak […]
23/05/2017

Scenografia eventowa – elementarz współpracy z dostawcą

Renata Razmuk, Pracownia Kreativa W całym wachlarzu usług marketingowych branża eventowa wyróżnia się z pewnością wysokim stopniem ryzyka. Jej specyfika polega na bezpośrednim oddziaływaniu na emocje, […]
24/02/2017

Rola prezentów w budowaniu relacji biznesowych

Autor: Targi Gift Show Poland Zbudowanie długotrwałych relacji z pracownikami, klientami czy partnerami biznesowymi, przekłada się na realizację celów założonych przez przedsiębiorstwa. Z kolei drobne upominki […]