Komunikowanie się – w dużym skrócie wymiana informacji. Mogłoby się wydawać, że to kompletnie podstawowa umiejętność, nic skomplikowanego. W rzeczywistości okazuje się jednak, że tam, gdzie dwoje ludzi ma się dogadać, tam bardzo łatwo o nieporozumienie. Te natomiast mogą tworzyć sytuacje kryzysowe, które podczas organizacji eventów nie tylko napsują krwi, ale także, jako, że wszystkie elementy to naczynia powiązane, skomplikują cały proces.

O czym warto pamiętać, aby zminimalizować ryzyko takich sytuacji?

# wyjaśniaj

Weterani branży czasem używają skrótów myślowych, nawet nie będąc tego świadomym. Niektóre rzeczy są już dla nich tak oczywiste, że pomijają detale uznając je z góry za klarowne. Nie jest to zabieg celowy, by kogoś zmylić, a jedynie bierze się z doświadczenia, dzięki któremu niektóre rzeczy robi się bez zastanowienia ;).

Jako, że mogą oni nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, że omawiają coś ogólnikowo, ważne abyś Ty jako rozmówca, dopytał o wszystkie, nawet najdrobniejsze szczegóły. Dzięki temu unikniesz niedomówień i będziesz w stanie dokładnie zrozumieć, co oraz w jaki sposób powinno być zrobione.

# kto pyta, nie błądzi

To zupełnie naturalne i normalne, że coś, niezależnie od doświadczenia w organizacji eventów, może być dla Ciebie niejasne, nie bój się więc zadawania pytań.

Bezpieczniej jest wyjaśniać wszystkie nieścisłości wtedy, kiedy jeszcze jest na to czas, niż obudzić się w środku fakapu i być zmuszonym do podejmowania radykalnych kroków.

 # nawet jeśli wydaje się ok

Może się okazać, że Wasze wizje jednej rzeczy mogą być diametralnie różne, bo macie inne doświadczenia. Dlatego warto doprecyzować wszystkie detale i upewnić się, że dobrze się zrozumieliście. Nawet jeśli masz już jakieś wyobrażenie tego, co ma być przygotowane, zdecydowanie bezpieczniej będzie upewnić się, czy na pewno jest to właśnie to, co miała na myśli druga strona. Porównanie swoich wizji będzie prostym sposobem na to, by sprawdzić, czy dobrze się zrozumieliście – w końcu diabeł tkwi w szczegółach ;).

# aktywne słuchanie

Ponownie wracamy do ważnej kwestii, jaką jest zadawanie pytań w procesie komunikowania się, ale aktywne słuchanie to także bycie cierpliwym. To ważne, żeby nie przerywać, dać skończyć myśl drugiej stronie – być może to ostatnie zdanie okaże się niezwykle pomocnym w zrozumieniu się nawzajem. Oprócz tego, jest to zwyczajnie kulturalne oraz oznacza szacunek w stosunku do rozmówcy :).

# zrozumiale

Postaraj się przekazać swój feedback w jak najbardziej precyzyjny sposób. Staraj się też upewnić, że to, co właśnie zostało powiedziane jest zrozumiałe dla Twojego rozmówcy. Bądź otwarty na pytania – pamiętaj, że tych nigdy nie za wiele ;). W końcu obojgu Wam zależy na tym, by się dogadać i obrać wspólny punkt widzenia, inaczej ryzykujecie, że poszczególne elementy eventu mogą kompletnie ze sobą nie współgrać.

Taka wymiana komunikatów może wydawać się długim i żmudnym procesem, jednak jej benefity z pewnością przeważają ilość włożonej energii. Dzięki temu nie tylko zbudujesz lepsze relacje z klientami oraz współpracownikami, ale także wykażesz się profesjonalizmem i perfekcją organizacji eventów ;).

Niepoprawna Optymistka