– Jaka decyzja? Bierzemy stoisko na tych targach? W naszym biurze zapadła pełna konsternacji cisza.

– Ale co my na nim zrobimy? – padło filozoficzne pytanie koleżanki odpowiedzialnej za promowany projekt – Tak siedzieć to w sumie nie ma sensu.

Pokiwaliśmy smętnie głowami. W sumie fakt, bezczynnie siedzieć nie ma sensu. Czy i kto przyjdzie na te targi to w sumie też nie wiadomo, jeszcze nigdy na nich nie byliśmy…

Zaraz, zaraz, czy to się dzieje naprawdę w naszym biurze? Przecież znamy siłę Event Marketingu. W którym miejscu pojawiła się pułapka i daliśmy się w nią złapać? Aha, pojawiła się ona dokładnie w drugim wypowiedzianym zdaniu. Pytanie powinno brzmieć: Czy organizujemy stoisko na tych targach?

W wydarzeniu można wziąć udział, jeśli się chce w nim uczestniczyć, coś przeżyć, zobaczyć, kogoś poznać. Kiedy chcemy coś sprzedać – produkt, ideę czy usługę – musimy zorganizować własne „party”, a więc odrębny event w evencie.  Zabrzmiało profesjonalnie, więc zaczynamy od razu. Potrzebne będą:

1. KPI – cele które chcemy osiągnąć wraz z metodą ich pomiaru;
2. budżet, który możemy wygenerować, przy założeniu, że uda się zrealizować wyznaczone KPI;

Przy tworzeniu budżetu warto porównać nasz planowane działanie z alternatywnymi sposobami zainwestowania środków przeznaczonych na marketing i np. uwzględnić kosztu dotarcia na osobę. Oczywiście nie zapominając o czasie ekspozycji na nasz komunikat (nieco inny w przypadku rozmowy na targach a inny czasu poświęconego na przeczytanie komunikatu reklamowego w prasie). Ważny jest też element interakcji, jeżeli takiej się spodziewamy.

3. plan działania, który pozwoli nam te cele osiągnąć w ramach założonego budżetu.

Nasz intuicyjny plan działania zakładający, że usiądziemy na stoisku i poczekamy aż ktoś do nas przyjdzie, nie był zdaje się najlepszy. Szybko pojawia się, więc nowy w oparciu o listę pytań:

a) Jak zaprezentujemy się wizualnie?

b) Co zrobimy, żeby przyszli do nas Goście?

Tak, właśnie – Goście. Warto potraktować stoisko targowe w ten sposób w jaki podchodzimy do przyjęcia urodzinowego. W tym celu przede wszystkim musimy zaprosić o nim poinformować i zaprosić tych, których chcemy spotkać. I tak jak w przypadku urodzin będzie to okazja do podtrzymania kontaktów, utrzymania starych znajomości, zapewnienia o swojej sympatii poprzez uwzględnienie na liście zaproszonych, a także… okazja do miłego spędzenia czasu, relaksu i zabawy. Czemu nasi targowi goście nie mieliby potraktować wizyty na naszym stoisku jako elementu oderwania się od codziennej rutyny? A skoro tak, to:

c) Co zrobimy, żeby nasi Goście dobrze się czuli i miło spędzili czas na naszym stoisku?

Warto zwrócić uwagę na to gdzie i jak usiądą. Czy będzie im wygodnie. Czy poczęstujemy ich smaczną kawą lub lemoniadą? Zadbajmy o to by tryskać energią i entuzjazmem jak każdy dobry gospodarz. Wykorzystajmy też tę okazję by poczuli się obdarowani miłym gadżetem, serdecznością, życiową energią lub nową wiedzą. Czym dokładnie, to zależy od pomysłu na nasz event w evencie. Jest to jednak jedna z niewielu okazji by podarować naszym klientom coś w sprzyjających temu okolicznościach, bez wszelkich niezręczności związanych z wręczaniem prezentów.

Przygotowaliśmy więc KPI’e, ustaliliśmy budżet, spisaliśmy plan działania i… zdecydowanie tak, bierzemy to stoisko. 😉