Event doskonały, to ten, na którym pamięta się o szczegółach. To one na końcu stanowią o tym, czy uczestnicy wyjdą zachwyceni czy zniesmaczeni. Drobne rzeczy, o których można w szale piętrzących się maili i info do przekazania zapomnieć, a które są równie ważne, co główny koncept imprezy.
# informacja na wagę złota
Pamiętając o zmotoryzowanych uczestnikach swojego eventu, koniecznie daj im wcześniej znać jak wygląda sytuacja z parkingiem. Dla większości z nich to nie będzie problem, jeśli dostaną info, żeby nie przyjeżdżać samochodem, bo w okolicy są trudności z parkowaniem. Za to zderzenie się z tym faktem na miejscu, kiedy będą spieszyć się, aby zdążyć na imprezę, może być jednak wysoce irytujące ;).
# ważne punkty imprezy
Na wejściu każdego, szczególnie dużego eventu, musi stać dobrze oznakowana recepcja – pierwsze miejsce docelowe wszystkich uczestników. Jeśli ją schowasz i słabo oznaczysz, ryzykujesz chaosem i powtarzającymi się pytaniami o nią ze wszystkich stron. Spowoduje to zarówno frustrację uczestników, jak i Twoją. Nie wspominając o dokładaniu sobie pracy ;).
# chaotyczne grupy
Jeśli na evencie zaplanowany jest podział uczestników na grupy, warto przewidzieć czas między jedną grupą a kolejną – jeśli obydwie spotkają się w jednym momencie, bo jedna skończy np. warsztaty, a druga będzie je zaczynała i jeszcze musiała się zarejestrować, masz jak w banku chaos tłumu. To rodzi niezadowolenie i dezorientację. Dlatego czas przewidziany na wymianę grup będzie niezbędny, by wszystko poszło zgodnie z agendą.
# znajdźmy clue
W pewnym momencie organizacji każdej imprezy, trzeba wystosować maila z najważniejszymi informacjami m.in. dla klientów czy uczestników. Jeśli akurat naszła Cię literacka wena na długi epistoł do wszystkich zainteresowanych, prawdopodobnie niestety większość nie dobrnie do jego końca. Grunt to skupić się na najważniejszych informacjach ;).
# pamiętaj o vipach
To oczywiście zależy od charakteru eventu i jego wielkości, ale warto przemyśleć przy dużych przedsięwzięciach o opcji wprowadzenia biletów VIP. Ci, dla których dosłownie czas to pieniądz, docenią to, że np. za dodatkową opłatą ominą kolejki. I mamy dwie pieczenie na jednym ogniu ;).
# przede wszystkim profesjonalny uśmiech
Obsługa jest prawdopodobnie najczęściej zapamiętywaną rzeczą, szczególnie jeśli była niemiła bądź nieprofesjonalna – co idzie ze sobą w parze, bo profesjonalna obsługa jest po prostu miła. To wizytówka Twojego eventu i nie ma tu miejsca na fochy czy gorszy nastrój, ma być z uśmiechem i koniec, kropka.
Przy organizacji eventu trzeba wziąć pod uwagę całą logistykę oraz logikę imprezy. Jeśli do tego dorzucisz szczyptę empatii i swoje obserwacje zebrane na eventach, w których uczestniczyłeś oraz które organizowałeś, masz jak w banku pełne zadowolenie gości Twojego eventu i masę dobrych wspomnień :).
Niepoprawna Optymistka
