Z pamiętnika event managera – kulisy organizacji eventu.

Blaski i cienie współpracy z prelegentami
14/10/2019
Z pamiętnika event managera – Wielki Dzień.
12/11/2019

Z pamiętnika event managera – kulisy organizacji eventu.

Drogi pamiętniczku, to był bardzo długi dzień, który skończył się bólem nóg od biegania po hali…

06:30 Brzęczenie budzika. Za oknem dalej ciemno, jak w środku nocy. Zwlekam się niemrawo i wciągam na siebie przypadkowe ubrania. Dzień zabudowy hali oznacza, że można przyjechać nawet w dresie ;). Wzywam taksówkę, łapię za kawę i tym akcentem rozpoczynam dzień. Wiadomo już, że będzie długi…

08:00 Docieram na miejsce. Nadzoruję zabudowę hali, która powoli zapełnia się technikami. Czuję, że już zrobiłam 10 tysięcy kroków, a przede mną jeszcze z 10 godzin. Szybko wlewam w siebie energetyka i wydzwaniam ludzi od prądu, od okablowania, do ochrony, do kierowników zmiany na hali. Call center pełną parą ;).

08:30 Powoli pojawiają się niektórzy klienci. Robi się trochę gorąco, bo już niedługo rusza rejestracja dla sponsorów, a panowie dopiero kończą stawiać recepcję. Biegam po całej hali, sprawdzając, czy wszystko idzie chociaż w miarę zgodnie z planem i czy nikt nie potrzebuje pomocy.

09:00 Sponsorzy przychodzą i marudzą, albo chcą zmian, albo nie mogą znaleźć swoich stref. Coś dla kogoś jest za małe, ktoś zapomniał zamówić prądu, ktoś inny ma go za mało, pan chce wykupić jeszcze krzesła, a inny pan to chciał być w zupełnie innym miejscu. Cztery głębokie wdechy i czas włączyć tryb negocjatora. Uspokajamy z koleżanką tych, co wpadli w złość i panikę, organizujemy to, co jest jeszcze potrzebne. Potem biegnę na recepcję zobaczyć czy stanęła i ma się dobrze.

10:00 Recepcja w końcu prezentuje się godnie, można więc rozstawiać wszystkie sprzęty do rejestracji uczestników i wystawców. Skoro jedna rzecz już gotowa, czas zająć się kolejną – wydzwonić po raz setny ekipę od sceny, żeby w końcu zaczęli ją budować, bo czas się kurczy! Między telefonami do techników i elektryków, dzwonię też do prelegentów, którzy jeszcze nie wysłali prezentacji.

11:00 Nareszcie coś dzieje się w miejscu, gdzie ma stanąć scena. Trochę bardziej uspokojona tuptam do automatu z kawą i nieśmiało rozważam zjedzenie kanapki, skoro jest chwila oddechu, póki scena nie stanie. Kontrolny telefon do panów, którzy przywiozą krzesła dla słuchaczy i meble na scenę i można na chwilę przysiąść, zjeść kanapkę popijając kawą.

15:00 Oddycham z niejaką ulgą, bo na mojej check liście mam już odhaczoną scenę, oświetlenie i meble na scenie. Teraz najważniejszym zadaniem jest ustawienie krzeseł, spięcie ich i pogonienie ekipy od reżyserki, żeby takowa stanęła, aby móc zrobić testy diody i prezentacji prelegentów.

17:00 Krzesła stanęły, nawet udało się ich postawić więcej, niż było to zaplanowane. Kolejny sukces dzisiejszego dnia ;). Dioda powoli wyłania się znad sceny, czas więc na batonika i kawę. W międzyczasie na hali stanęło już większość stoisk wystawców, wokół kręci się wiele osób, tachają różne sprzęty, kręcą się z narzędziami. Hala zaczyna się wypełniać i wyprawa po kawę komplikuje się o tyle, o ile trzeba już trzymać się wyznaczonych alejek, inaczej nie da się przedrzeć na drugą stronę.

18:00 Łagodzę jakieś mini awanturki między technicznymi i klientami, tak aby wszyscy byli zadowoleni. Jeszcze szybkie przypominajki dla zapominalskich prelegentów, że czekam nadal na prezentacje, kilka telefonów do ochrony i elektryków.

20:50 Obszar sceny w końcu gotowy – jest scena, reżyserka, stoi dioda, którą za chwilę będziemy testować. Panowie jeszcze się podłączają, więc korzystając z okazji, by przysiąść, sadowię się na krześle na widowni podziwiając efekt dzisiejszego dnia, jakim jest naprawdę ładnie wyglądająca scena.

21:10 Doczekałam się testów prezentacji! Mimo chwilowych problemów z jedną z nich i kilku telefonów do prelegenta, reszta idzie gładko. Plącze mi się już język ze zmęczenia i niekoniecznie wiem jak się nazywam, gdyby mnie ktoś teraz spytał, ale dzielnie tłumaczę najważniejsze rzeczy ekipie od dźwięku i obrazu. 22:00 Powłóczę nogami w stronę zaparkowanej taksówki. Padam ze zmęczenia, ale pocieszam się w duchu, że zabudowy za mną i wszystko się udało. Jutro wielki dzień, więc szybka kolacja i spać (o ile uda się tak szybko wyłączyć wszystkie emocje tego dnia).

Niepoprawna Optymistka