Z pamiętnika event managera – Wielki Dzień.

Drogi pamiętniczku, kawy polało się dziś dużo, ale za to wypiłam tylko jeden energetyk! To duży wyczyn, biorąc pod uwagę, że był to dzień eventu…

05:00 Słyszę pianie budzika. Przez chwilę myślę sobie, że to może tylko alarm samochodu stojącego pod blokiem, a potem przypominam sobie, że dziś event! Wyskakuję z łóżka jak z procy, mimo tego, że spałam tylko kilka godzin (dnia poprzedniego była zabudowa hali…). Adrenalina budzi lepiej niż cokolwiek innego.

Szybki prysznic, kawa w rękę i do taksówki.

07:00 To dla mnie już jak połowa dnia. Wpadam na recepcję, sprawdzając nerwowo, czy wszystko jest na swoim miejscu. Powoli zjeżdżają się przedwcześnie sponsorzy, którzy mieli być od 8.00. Ustawiają się przed halą ze swoimi wózkami niczym w blokach startowych, w oczekiwaniu na otwarcie drzwi. Karawany pod drzwiami ewakuacyjnymi też gotowe na rozładunek.

08:00 Otwierają się podwoje hali, wpadam razem z nerwowymi sponsorami, w tym samym czasie dzwoniąc do ekipy technicznej od sceny, żeby sprawdzić gdzie są i kiedy będą. Sprawdzam po drodze czy wszystko jest na miejscu i wymieniam uściski dłoni ze sponsorami, których znam. Atmosfera robi się gorąco, bo wszyscy czują, że czas eventu zbliża się nieubłaganie, ale wszyscy są raczej w dobrych humorach.

09:00 To start rejestracji i rychły początek wystąpień na scenie. Wszystko wygląda na gotowe, tłum powoli napiera na recepcję. Koledzy uwijają się jak mróweczki przy rejestracji uczestników.

09:15 Wygładzam ubranie, poprawiam identyfikator, szybkie dwa łyki kawy złapanej w biegu. Oto nadszedł moment, który wiele osób przygotowywało w pocie czoła dobrych kilka miesięcy. Przybywają uczestnicy, sponsorzy zaczynają swój biznesowy taniec, przy rejestracji robi się kolejka. Rzucam okiem czy na hali wszystko gra, czy pan strażak nie ma żadnych “ale”, czy drzwi przeciwpożarowe nie są zastawione lub czy ktoś szalony nie próbuje ich otworzyć. Wydzwaniam prezentera, bo jest na granicy spóźnienia się.

09:30 Ruszają prelekcje. Na szczęście prezenter był odpowiednio na czas, przynajmniej tym nie muszę się stresować. Wszystko idzie zgodnie z planem, więc na trwanie pomyślnych wiatrów, wypijam energetyka. Event kwitnie, wszędzie tłumy, uczestnicy ewidentnie zadowoleni, sponsorzy też.

15:00 Nie wiadomo kiedy mija mi prawie cały dzień. Nieustająco działam na najwyższych obrotach, jak control freak sprawdzam czy wszyscy są zadowoleni, czy są punktualni, czy faktycznie realizujemy agendę. Miałam iść na obiad (czyli na szybko złapać coś do jedzenia), ale jakoś się nie złożyło. Kawa więc i do dzieła. Kiedy tylko mam chwilę wytchnienia, przysiadam gdzie tylko mogę, bo nogi powoli dają o sobie znać.

17:00 Impreza powoli dobiega końca. Ostatnia godzina dla uczestników, ostatnie 5 dla agencji eventowej. Adrenalina powoli schodzi, bo wszystko poszło zgodnie z planem. Zaczyna burczeć mi w brzuchu, ale zanim napełnię brzuch, muszę jeszcze dopilnować złożenia wszystkiego, zdania krzeseł, scenografii ze sceny.

22:00 Wszystkie protokoły odbioru podpisane, po drodze chyba wypiłam niechcący jeszcze jedną kawę, ale wreszcie można jechać do domu. Wszystko poskładane, oddane, ułożone, gotowe powstać niczym Transformersi na poczet innej imprezy.

Z czystym sumieniem, spełnioną ambicją i ciężkimi nogami wracam do domu, z satysfakcją patrząc na ponownie opróżniającą się wielką halę. Ach ta magia eventów… 😉

Niepoprawna Optymistka